内部統制システム

内部統制システムの整備については、コーポレート・ガバナンス体制を強化・向上させ、企業価値を向上させるための根幹であるとの認識のもと、その基本方針を平成18年4月に取締役会で決議(最終改定平成30年5月)しております。

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • (1) 取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合し、かつ社会的責任を果たすための規範として「第一稀元素化学工業行動指針」を制定し、法令の遵守・社会規範の尊重・良識ある企業活動を行動の基本としております。
  • (2) 法令遵守に関する諸規程を有効に運用することにより、コンプライアンス体制の構築・維持・向上を推進しております。さらに、これらを社内に浸透させる手段として必要に応じて研修を実施しております。
  • (3) 社長を委員長とする「リスク管理委員会」を設置し、ガバナンス体制の強化に努めております。リスク管理委員会では、法令違反や突発的な事件・事故などにより当社の経営に重大な影響を与える可能性のあるリスクについて、外部の専門家とともに、事前の予防並びに発生時の対応・対策を検討しております。
  • (4) 「内部通報制度規程」を制定し、社外の弁護士及び社外監査役等を直接の情報受領者とする「内部通報制度」を整備運用しております。
  • (5) 内部監査部門として執行部門から独立した内部監査部を置くとともに、コンプライアンス統括部門である総務部内に「コンプライアンス事務局」を設置しております。
  • (6) 監査役は当社の「コンプライアンス推進体制」及び「内部通報制度」の運用に問題があると認めるときは、意見を述べ、改善策の策定を求めることができるよう「リスク管理委員会」に出席しております。
  • (7) 反社会的勢力に対しては「反社会的勢力との関係遮断に関する規程」において、これらの勢力とは一切関係を持たず、不当な要求には応じない旨、さらにこれらの勢力と関係のある取引先とはいかなる取引も行わない旨などを定めております。また、これらの勢力に対する対応は総務部が統括し、所轄警察署及び株主名簿管理人から関連情報を収集するなど、最新の動向を把握するよう努めております。
  • (8) 当社のすべての役職員等は「第一稀元素化学工業行動指針」及び「内部通報制度」が記載された冊子を常に携帯することとしております。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の職務の執行に係る情報については、取締役会議事録、稟議書類、各種契約書類その他の業務執行状況を示す重要な情報を、保存媒体に応じて適切かつ確実に検索性の高い状態で保存及び管理することとし、情報の重要度により分類し、適切な期間を設けて閲覧可能な状態を維持しております。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • (1) 想定されるリスクの管理に関する諸規程を定め、不測の事態が発生した場合の対策責任者を明確にするとともに、顧問弁護士等を含む外部アドバイザーとともに迅速な対応を行い、損害の拡大を防止し損失を最小限に止める体制を整えております。
  • (2) 「リスク管理委員会」を活用し、原則として法令違反や突発的な事件・事故などにより経営基盤に重大な影響を与える可能性のあるリスクの管理及び内部統制システムの構築・維持・向上を推進しております。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • (1) 取締役会を月1回定時に開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催しており、当社の業務執行に関する重要事項については事前に取締役、常勤監査役、各部門長によって構成される経営会議において議論し、その審議を経て執行決定を行っております。
  • (2) 取締役会の決定に基づく職務の執行については、組織規程、職務分掌規程、職務権限規程において、それぞれの責任者及びその責任、執行手続の詳細について定めております。

5.当社並びに子会社等から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • (1) 子会社及び関連会社が当社の行動指針と同等の指針を制定することを通じて、当社並びに子会社等から成る企業集団の健全な企業風土の醸成に努めます。
  • (2) 職務分掌規程及び職務権限規程において、企画部を子会社及び関連会社の統括部門と定めております。また、関係会社管理規程を定め、子会社及び関連会社の適正な経営管理を行っております。
  • (3) 取締役は関係会社管理規程に則り、当社と子会社及び関連会社間の連携を密にして指導、助言するとともに、必要に応じて会計監査人と連携し、モニタリングを実施しております。
  • (4) 取締役は子会社及び関連会社において、法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事項を発見した場合には、監査役に報告することとしております。監査役は取締役会に意見を述べるとともに、改善策の策定を求めることができるものとしております。
  • (5) 関係会社管理規程に基づき、当社から派遣した子会社及び関連会社の取締役は、重要な意思決定に先立ち、当社の意向を確認し、その指示に従うものとしております。また経営情報及び経営に重大な影響を及ぼす事項については定期的及び適宜、当社の担当部門へ報告するものとしております。

6.監査役の職務を補助すべき使用人に関する体制と当該使用人の取締役からの独立性及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • (1) 監査役の職務を補助すべき使用人に関する条項を監査役会規程において定め、必要に応じて当社の使用人から監査役補助者を任命することとし、監査役補助者は監査役からの指揮命令下で業務を遂行するものとします。監査役補助者の評価は監査役が行い、任命、解任、人事異動、賃金等の改定については監査役会の意見を優先した上で取締役会が決定することとし、取締役からの独立性を確保するものとします。
  • (2) 監査役補助者は業務の執行に係る役職を兼務しないこととします。

7.当社並びに子会社等から成る企業集団の取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制及び監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • (1) 当社の取締役及び使用人が監査役に報告する体制として、監査役をメンバーに含む取締役会を月1回、経営会議を月2回定時に開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催するものとし、当社の業務又は業績に影響を与える重要な事項について報告するものとしております。前記に関わらず、取締役及び使用人は随時その担当する業務の執行状況を監査役に報告し、さらに監査役は必要に応じて取締役及び使用人に対して報告を求めることができます。
  • (2) 当社の取締役及び使用人は当社における重大な法令違反、その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合には直ちに監査役に報告するほか、遅滞なく経営会議または取締役会に報告するものとしております。さらに監査役は必要に応じて取締役及び使用人に対して報告を求めることができます。
  • (3) 子会社及び関連会社の取締役及び使用人は、各社における重大な法令違反、その他コンプライアンスに関する重要な事実、業務又は業績に影響を与える重要な事項について、直接又は当社の担当部門を通じて、当社の監査役に報告するものとします。
  • (4) 監査役は子会社及び関連会社に関する報告に対して、必要な範囲で、子会社及び関連会社の業務及び財産の状況を調査することができます。
  • (5) 「リスク管理委員会」及び「内部通報制度」の適切な運用を維持することにより、法令違反その他のコンプライアンス上の問題について監査役への適切な報告体制を確保しております。
  • (6) 当社は取締役及び使用人が監査役に報告をしたことを理由として不利な取扱いを行いません。内部通報に対しては、内部通報制度規程で相談・通報人の保護をしています。
  • (7) 当社は、監査役の職務を執行するために必要な費用は会社負担とし、監査役と協議の上、予算をあらかじめ定めております。

以上